Escuela Secundaria Técnica #26

CONTRALOR

Administrar los recursos materiales y financieros del plantel de acuerdo con las normas vigentes.

FUNCIONES

1.- Supervisar que las actividades del personal a su cargo se desarrollen oportuna y eficientemente, apegándose a las disposiciones y mecanismos establecidos.

2.- Proponer, a través de los mecanismos establecidos en el plantel, la asistencia del personal a su cargo a cursos de capacitación que le permita superar su eficiencia en el trabajo.

3.- Coordinar la adquisición, recepción, almacenaje, registro, transferencia y/o baja de los recursos materiales que requiera el plantel para su funcionamiento.

4.- Supervisar en el plantel los movimientos que se efectúen con los recursos materiales, verificando la existencia de los mismos a través de la revisión periódica de los inventarios correspondientes.

5.- Comunicar a las áreas del plantel los procedimientos internos de control y asignación de los recursos materiales.

6.- Proponer a la Dirección y Subdirección de la escuela el plan anual de adquisiciones de recursos materiales necesarios para el funcionamiento de la misma.

7.- Informar a la Dirección y Subdirección del plantel sobre los resultados obtenidos en las verificaciones periódicas de los inventarios de recursos materiales y proponer las opciones de solución más convenientes para las deficiencias detectadas.

8.- Asesorar al personal a su cargo sobre las normas de calidad y especificaciones de los recursos materiales necesarios para el funcionamiento del plantel.

9.- Supervisar la organización y funcionamiento del almacén del plantel, a fin de que los servicios correspondientes se proporcionen dentro de las normas y sistemas vigentes.

10.- Supervisar que la calidad y cantidad de los recursos materiales obtenidos para el funcionamiento del plantel cumplan con las especificaciones y autorizaciones correspondientes.

11.- Proponer a la Dirección y Subdirección del plantel la relación de proveedores.

12.- Coordinar el ejercicio y el control de los recursos financieros del plantel, de acuerdo con los lineamientos vigentes.

13.- Participar en la elaboración de los anteproyectos de presupuesto necesarios para el funcionamiento del plantel.

14.- Verificar que la documentación comprobatoria del ejercicio presupuestario cumpla con las condiciones y requisitos establecidos por las autoridades competentes.

15.- Proponer a la Dirección y Subdirección del plantel las modificaciones presupuestarias y el plan interno de aplicación de recursos financieros requeridos para el funcionamiento del mismo.

16.- Informar a la Dirección y Subdirección del plantel, de acuerdo con los lineamientos establecidos, sobre el estado que guardan los recursos financieros del plantel.

17.- Tramitar ante el Responsable de Servicios Educativos de Educación Secundaria Técnica en las Entidades Federativas, o ante la Coordinación Administrativa de la Dirección General de Educación Secundaria Técnica, en el caso de los planteles ubicados en el Distrito Federal, la documentación comprobatoria sobre el ejercicio del presupuesto asignado al plantel.

18.- Asesorar al Consejo de Administración de la Cooperativa Escolar y a los tesoreros de la Asociación de Padres de Familia y Sociedad de Alumnos, así como al personal que haya desempeñado alguna comisión, sobre la forma adecuada de registrar y comprobar los recursos financieros que manejan.

RESPONSABILIDADES

1.- Administrar los recursos materiales y financieros del plantel de acuerdo con las normas y lineamientos vigentes.

2.- Mantener en operación los mecanismos de supervisión internos relativos al área de su competencia.

3.- Cumplir con el horario de actividades que le sea señalado por la Dirección del plantel.

4.- Evitar la divulgación relativa a planes y proyectos en proceso por parte de la institución, y el manejo inadecuado de la documentación oficial.

5.- Cumplir con las comisiones y actividades que le señalen sus superiores.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1.- Coordinar y controlar la prestación de los servicios administrativos, de registro escolar, secretariales, intendencia, mantenimiento, transporte y vigilancia que el plantel requiera para el desarrollo de sus funciones.

2.- Coordinar y controlar la utilización y distribución de los recursos financieros y materiales asignados para el funcionamiento del plantel de acuerdo con las normas administrativas y presupuestarias establecidas, aplicando los sistemas de control adecuados a las actividades de su competencia.

3.- Orientar y supervisar la correcta y oportuna aplicación de las normas administrativas, métodos y técnicas adecuados a las actividades de su competencia, a fin de proporcionar los servicios de apoyo requeridos en el plantel.

4.- Participar en la elaboración de los proyectos de presupuesto para ejercer y controlar en forma adecuada los recursos financieros del plantel.

5.- Elaborar, registrar y actualizar la documentación de control escolar de los alumnos de la escuela secundaria técnica.

6.- Utilizar los mecanismos de comunicación que permitan la integración del personal que presta este servicio y la interrelación con otros órganos de plantel.

7.- Participar en las actividades para la formación y capacitación del personal no docente que determine la Dirección General de Educación Secundaria Técnica.

8.- Realizar la evaluación de los servicios administrativos, de la utilización y distribución de los recursos financieros y materiales que proporciona y dispone el plantel de conformidad con las normas, instructivos e instrumentos que determine la Dirección General de Educación Secundaria Técnica e informar a la Subdirección.

9.- Informar al Director y/o al Subdirector del plantel de acuerdo con los lineamientos que establezca la dirección del plantel sobre las actividades realizadas y los resultados obtenidos dentro de su área.

10.- Asesorar y auxiliar a la comunidad del plantel en la realización de los trámites que deban efectuar para regularizar o comprobar su situación escolar o laboral, según corresponda.

11.- Desempeñar dentro del área de su competencia las comisiones que le sean conferidas por la dirección del plantel.

SECRETARIA

PROPÓSITOS DEL PUESTO.

Realizar los servicios de apoyo secretarial y mecanográficos que se requieren en el plantel.

FUNCIONES

1. Contestar la correspondencia que señale el director.

2. Tomar taquigráficamente los dictados del director.

3. Mecanografiar los trabajos que le soliciten.

4. Despachar oportunamente la correspondencia revisando previamente direcciones y franqueo postal.

5. Organizar y mantener actualizado el archivo y minutario del plantel.

6. Atender las llamadas telefónicas locales y foráneas.

7. Controlar las citas al público conforme al asunto por tratar.

8. Vigilar que la dirección se mantenga presentable.

9. Preparar todo lo que se requiere para las reuniones del director.

10. Solicitar la papelería y material de oficina requeridos para el cumplimiento de su trabajo.

LIMITES DE AUTORIDAD

No le son asignadas facultades que impliquen el ejercicio de autoridad.

PROPÓSITO DEL PUESTO

Proporcionar los servicios administrativos necesarios para el funcionamiento del plantel, de acuerdo con las normas y disposiciones vigentes, así como los objetivos establecidos al respecto.

FUNCIONES

En Materia de Recursos Humanos

1.- Coordinar la distribución funcional del trabajo entre el personal de su área, vigilando simultáneamente que el volumen individual de labores sea equitativo y adecuado a la capacidad de sus subalternos.

2.- Coordinar la elaboración, actualización, utilización y trámite de los documentos oficiales del plantel relacionados con los inventarios e incidencias del personal, así como los relativos a la situación administrativa del mismo; de acuerdo con la normatividad vigente.

3.- Supervisar que en el plantel sea operativo el sistema de control de asistencia del personal y que se haga uso debido de sus mecanismos.

4.- Supervisar que el personal a su cargo realice sus labores con la calidad y con la frecuencia necesaria, a fin de lograr las condiciones adecuadas para el funcionamiento del plantel.

5.- Establecer en el plantel los mecanismos de comunicación para que el personal este debidamente informado de los aspectos administrativos de uso corriente en relación con su labor.

6.- Establecer horarios adecuados para el desarrollo de las actividades del personal a su cargo.

7.- Proponer mediante los mecanismos establecidos en el plantel la asistencia individual o colectiva del personal a su cargo a cursos de actualización y capacitación.

8.- Informar al Subdirector de la escuela sobre el desempeño del personal de su área.

9.- Informar al Subdirector del plantel, conforme a los lineamientos vigentes, sobre los resultados del procesamiento de datos relacionados con el sistema de control de asistencia de personal.

10.- Asesorar al personal de su competencia sobre la correcta y oportuna interpretación y aplicación de las normas y procedimientos vigentes relacionados con el control y trámite de aspectos propios del personal.

11.- Asesorar y auxiliar al personal de su competencia en la aplicación de las técnicas de trabajo, a fin de proporcionar servicios oportunos y de calidad.

12.- Auxiliar a los miembros de la comunidad escolar en la elaboración de los documentos relacionados con los trámites administrativos que necesitan realizar para cumplir con las disposiciones vigentes relativas a su función.

En Materia de Recursos Materiales

1.- Coordinar la distribución, custodia y mantenimiento de los materiales propios de su área, a fin de garantizar su uso racional, constante y adecuado por parte del personal a sus órdenes.

2.- Presentar a la Subdirección del plantel el programa anual de adquisiciones y supervisar la correcta y oportuna aplicación de los recursos materiales propios de su área.

3.- Participar de común acuerdo con el contralor del plantel en la revisión de los inventarios del área a su cargo.

4.- Informar inmediatamente a la Subdirección del plantel sobre las incidencias que en relación con los recursos materiales del área de su responsabilidad se presenten como consecuencia de situaciones no previstas.

5.- Asesorar al personal a su cargo sobre la correcta y oportuna aplicación de las normas y procedimientos vigentes relacionados con la utilización, mantenimiento y conservación de los recursos materiales del área de su competencia.

En Materia de Servicios

1.- Coordinar el servicio de información y atención al público, canalizando a los solicitantes a las áreas correspondientes de acuerdo con el servicio demandado, y atendiendo a los que le competan por la naturaleza de la petición.

2.- Coordinar las actividades de intendencia, mantenimiento, transportación y vigilancia de manera que los servicios correspondientes se lleven a cabo permanentemente y satisfactoriamente, orientando su desarrollo con la base en los factores que tiendan a elevar su eficiencia.

3.- Coordinar el servicio de archivo, correspondencia y el control escolar, de acuerdo a los requerimientos de su área de competencia, para cubrir las necesidades de funcionamiento del plantel.

4.- Supervisar la correcta elaboración, presentación y entrega de los documentos oficiales que se manejan en el plantel con fines administrativos.

5.- Establecer los mecanismos de comunicación para determinar adecuadamente el volumen de trabajo correspondiente a su área.

6.- Proponer a la subdirección del plantel la implantación de mecanismos administrativos que tiendan a elevar la eficiencia en el trabajo correspondiente a su área.

7.- Informar al personal de su competencia sobre las disposiciones, sistemas, métodos y formatos de uso actual en relación con su labor.

8.- Informar en forma sistemática, permanente y oportuna a las áreas administrativas del plantel sobre los tipos y disponibilidad de servicios que proporcionan el área de su responsabilidad.

9.- Asesorar y auxiliar al personal de su responsabilidad sobre la forma más conveniente de recibir, atender y orientar al público.

En Materia de Control Escolar

1.- Coordinar la elaboración, actualización, utilización y trámite de los documentos oficiales relacionados con el control escolar que deben manejarse en su área.

2.- Supervisar el correcto procesamiento de la información de control escolar, la recepción oportuna de la documentación de las unidades administrativas internas y externas correspondientes y la entrega de originales a los interesados.

3.- Establecer de común acuerdo con las coordinaciones del plantel los mecanismos necesarios para que el personal de su área recabe y entregue por los conductos correctos la documentación propia de control escolar y para que la información relativa se conozca oportunamente en cada una de las áreas.

4.- Informar a los alumnos y padres de familia o tutores, de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal fin, sobre la situación escolar de los educandos, vigilando que esta función no se confunda con la correspondiente al servicio educativos complementarios del plantel, la cual se efectúa con fines de información de procesos y logros colectivos.

5.- Asesorar y auxiliar a la comunidad escolar en el uso, llenados y obtención de los documentos relacionados con los trámites de control escolar que sus integrantes deban efectuar para regularizar o comprobar su situación actual.

LIMITES DE AUTORIDAD

1.- Coordinar y supervisar las actividades del personal del área de servicios administrativos.

2.- Proponer al Director del plantel comisiones a sus subalternos.

3.- Acordar con el Subdirector del plantel la implantación de mecanismos que, como resultado de sugerencias, le presente el personal de su área.

4.- La que por disposiciones de las autoridades superiores del plantel le sea conferida para el cumplimiento de comisiones específicas.

5.- Aplicar las disposiciones de carácter administrativo que señalan como de su competencia; los reglamentos, acuerdos e instructivos vigentes.

RESPONSABILIDADES

1.- Proporcionar en forma eficiente los servicios del área de su competencia, vigilando que cumplan con las necesidades de funcionamiento del plantel.

2.- Cumplir con el horario de actividades señalado por la Dirección del plantel.

3.- Evitar la divulgación relativa a los planes y proyectos en proceso, por parte de la institución, y el manejo inadecuado de la documentación oficial.

4.- Cumplir con las comisiones y actividades que le señalen sus superiores.